Microsoft Copilot, un partenaire stratégique pour la collaboration et la productivité

Copilot, une IA intégrée aux outils familiers

Contrairement à d'autres solutions d'IA disponibles sur le marché, Microsoft Copilot tire un avantage considérable de son intégration native avec les applications Microsoft les plus couramment utilisées, comme Word, Excel, PowerPoint, Teams ou encore Outlook. Cet atout permet une transition fluide, sans courbe d'apprentissage longue et ardue pour les utilisateurs. Qu’il s’agisse de rédiger des documents, analyser des données ou organiser des réunions, Copilot apporte des suggestions pertinentes et assure une collaboration en temps réel. L’outil puise directement dans les informations déjà présentes dans les applications, ce qui lui permet d'effectuer des tâches complexes en un temps record.

« Avec Copilot, à partir d’un e-mail reçu dans Outlook, il est possible de rédiger un rapport dans Word en s'appuyant sur son contenu. De même, après une réunion via Teams, il est facile d'obtenir un récapitulatif et de le partager directement avec Outlook. C'est là toute la force de cette intégration », explique Jad Houdeib.

Augmenter la productivité grâce à l’IA et au langage naturel

Le recours au langage naturel rend les fonctionnalités complexes de Microsoft Copilot plus accessibles. Grâce à cette approche, les utilisateurs peuvent demander à l’outil d’effectuer des actions, en formulant tout simplement des commandes en langage courant. Comme le souligne Jad Houdeib, « certaines fonctionnalités souvent sous-exploitées, comme la traduction automatique dans Word, ont connu une adoption massive grâce à Copilot ».

Dans le secteur financier, par exemple, l’outil permet d’analyser de vastes ensembles de données sans qu'il soit nécessaire de maîtriser des formules Excel complexes. De même, dans le domaine de la gestion de projet, Copilot simplifie la rédaction des comptes rendus de réunion dans Teams et améliore la qualité des rapports.
Les exemples concrets d’implantation réussie de Copilot sont nombreux. Proximus a ainsi mis en place un Copilot web pour l’ensemble de ses employés, afin d’assurer une utilisation de l’IA dans un cadre sécurisé et éviter le partage d’informations confidentielles à travers des outils externes comme ChatGPT.

« Dans cette optique », dit Jad Houdeib, « nous avons activé Copilot M365 pour certains utilisateurs dans plusieurs départements dans le but de générer des présentations et des rapports, ainsi que de résumer des documents longs ». Proximus NXT a également mis en place un chatbot personnalisé, intégré dans Teams et spécialisé dans les questions relatives aux ressources humaines. Ce chatbot permet aux employés de poser des questions sur des sujets comme les congés ou la car policy et de recevoir des réponses immédiates basées sur des procédures internes. Bien qu'encore en phase pilote, ce projet facilite déjà l'accès des employés aux informations tout en réduisant considérablement la charge administrative.

Un accompagnement sur mesure avec Proximus NXT

Proximus NXT guide les entreprises dans l’adoption de Copilot par une approche en deux volets : l’évaluation technique et l’accompagnement des utilisateurs pour assurer l’adoption de la solution. La première étape - le technical le Technical Readiness Assessment - vise à s’assurer que l’environnement du client est prêt pour l’intégration de Copilot. « Nous vérifions l’état des licences, la version des logiciels, l’infrastructure réseau, puis nous analysons la qualité et la sécurité des données, avant de discuter avec le client de sa stratégie et de sa vision de l’intégration de l’IA », explique Jad Houdeib.

Proximus NXT évalue également la capacité des utilisateurs à adopter la technologie de façon sécurisée, afin de s’assurer qu’ils soient prêts à utiliser Copilot dès son activation. « Cette phase inclut des sessions de formation d’introduction à l’IA afin d’aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de l’outil. Nous les accompagnons tout au long du processus pour assurer une adoption fluide et efficace »», dit encore Jad Houdeib.

La phase suivante est celle de l’optimisation, visant à maximiser les bénéfices de la solution. Elle consiste à identifier et à mettre en œuvre des améliorations possibles au niveau des solutions personnalisées pour des cas d’usage spécifiques détectés pendant la phase d’analyse. Cela inclut la création de chatbots spécialisés pour des domaines particuliers, l’intégration de systèmes d'automatisation adaptés aux besoins uniques de chaque département. « Par exemple », témoigne Jad Houdeib, « l’un de nos clients était confronté à la gestion d’un volume considérable de contrats stockés sur un serveur de fichiers. La vérification manuelle des documents pour contrôler des informations spécifiques lors d’audits était très chronophage. Nous l’avons donc aidé à créer un chatbot personnalisé utilisant l'IA, capable de comprendre les requêtes en langage naturel et de fournir des réponses ciblées en un instant. Cette innovation a transformé une tâche autrefois laborieuse en une simple conversation interactive. En parallèle, nous avons amélioré la qualité des données, permettant à l'IA de délivrer des réponses encore plus pertinentes. Nous avons également formé les utilisateurs à l’intégration de ces technologies de manière personnalisée et cohérente. Notre objectif est de garantir à nos clients une adoption uniforme des outils d’IA au sein de l’entreprise, tout en renforçant la collaboration entre les employés ».

Un atout pour la sécurité des données et la gestion des risques

« Proximus NXT veille à ce que les règles d'accès aux documents sensibles soient bien en place avant toute implantation de Copilot », dit Jad Houdeib. Il souligne encore l’importance de prévenir le partage non maîtrisé de données : « Le risque est d'activer Copilot sans prendre en compte la sécurité des documents. Grâce aux mécanismes de sécurité intégrés dans Microsoft 365, l’accès aux données est contrôlé en fonction des autorisations dont disposent les utilisateurs ».
Par ailleurs, il est primordial de ne pas accorder une confiance totale à Copilot. L’utilisateur doit prendre en compte les risques d’hallucinations - des résultats incorrects ou trompeurs produits par les modèles d'IA - et procéder à la vérification de la source des informations fournies par l’outil, une dimension également couverte dans les formations et l’accompagnement proposés par Proximus NXT.

L’avenir avec Microsoft Copilot : des bénéfices concrets

Microsoft Copilot est un outil clé pour améliorer la productivité, l’agilité et la sécurité des entreprises. Il permet également de faciliter l’adoption de l’IA par des employés novices en la matière. « Qu’il s’agisse d’améliorer la gestion des documents, d’optimiser leur qualité, de simplifier la collaboration ou d’automatiser des tâches répétitives, les bénéfices sont nombreux », résume Jad Houdeib.
« Copilot permet en outre d’optimiser le temps de travail en accélérant l’accès aux informations sensibles et leur gestion, et en assurant une meilleure structuration des données. Pour les entreprises visant à adopter des solutions d’IA tout en préservant un niveau élevé de sécurité, l’accompagnement par Proximus NXT lors de l’implantation de Copilot offre une combinaison équilibrée entre innovation, protection et efficacité », conclut-il.