Schroeder & Associés
améliore la relance de ses factures avec Gesall Boomerang
Bureau d’études incontournable au Luxembourg, Schroeder & Associés s’appuie depuis 2013 sur la solution de calcul des salaires de Proximus NXT. APSAL s’adapte aux besoins de l’entreprise, faisant ainsi gagner beaucoup de temps aux équipes en charge de l’administration RH, tout en réduisant le risque d’erreur. La solution contribue directement à la satisfaction des collaborateurs et accompagne la croissance de l’entreprise.
Figurant parmi les principaux bureaux d’ingénieurs-conseils au Luxembourg, Schroeder & Associés met une vaste palette d’expertises au service des projets de construction ou encore d’infrastructure sur l’ensemble du territoire national. Avec ses 450 collaborateurs, l’entreprise se mobilise au quotidien pour bâtir un monde durable, intégrant les enjeux sociaux et environnementaux au coeur des projets qu’elle accompagne et contribuant, de manière positive et constructive, à la transformation de la société.
Mener à bien cette mission implique, avant tout, de bien veiller sur ses équipes, de les rémunérer correctement, en temps et en heure. “Au sein d’une entreprise de notre envergure, qui compte une grande diversité de profils, la gestion de la paie revêt une certaine complexité, reconnaît Mme Bertemes, Chef d’unité Finances au sein Schroeder & Associés. Nous comptons en effet 450 collaborateurs, avec 430 contrats à durée déterminée ou indéterminée et une vingtaine de stagiaires en moyenne sur l’année. Dans ce contexte, notre équipe RH doit veiller sur les entrées et sorties, maintenir les données de chacun à jour et adapter le calcul des salaires en tenant compte des congés de parentalité, de maternité ou de maladie.”
Une solution flexible
Depuis plusieurs années, pour soutenir le calcul de la paie et l’établissement des fiches de salaires, Schroeder & Associés s’appuie sur le logiciel APSAL de Proximus NXT. “La solution que nous utilisions jusqu’en 2013 ne répondait plus à nos attentes, poursuit la responsable. À l’époque, nous avons donc cherché un outil de gestion des salaires adapté à nos besoins. Depuis 2011, nous avons déjà déployé GESALL, la solution Proximus NXT orientée vers la gestion comptable. Nous avons donc naturellement demandé à nos partenaires s’ils pouvaient aussi nous aider sur les aspects inhérents au calcul des salaires.”
À l’époque, Schroeder & Associés comptait 280 collaborateurs. “La solution APSAL de Proximus NXT s’est distinguée par sa flexibilité, permettant à une petite équipe d’appréhender facilement tous les enjeux relatifs à la paie, ajoute Mme Bertemes. Notre souhait, en effet, était de pouvoir s’appuyer sur un logiciel qui s’adapte aux pratiques de l’entreprise.”
Par exemple, au sein de Schroeder & Associés, un tiers du treizième mois dont bénéficient les employés est payé en mars et les 2/3 restants à la fin de l’année. Toutefois, si un collaborateur décide, par exemple, de prendre un congé parental entre le premier trimestre et la fin de l’année, il est important d’en tenir compte dans le calcul du montant du 13ème mois. Les collaborateurs ont aussi la possibilité de convertir ce 13ème mois en jours de congé.
Un calcul entièrement automatisé
“Avec les équipes de Proximus NXT, nous avons pu adapter le logiciel pour répondre à nos besoins particuliers et intégrer ces éléments dans le calcul de la paie. Lorsqu’un nouveau besoin est identifé, nous pouvons compter sur les équipes de Proximus NXT, toujours disponibles pour nous aider à trouver la solution ou faire évoluer la solution, explique Mme Bertemes. APSAL nous a dès lors fait gagner beaucoup de temps chaque mois. Le calcul et le paiement des salaires sont entièrement automatisés. L’important est de nous assurer que les données, à l’entrée, sont correctes. Le logiciel s’occupe du reste.”
Intégration des changements législatifs
Pour Schroeder & Associés, l’autre grand avantage de la solution réside dans l’intégration, au fil du temps, des adaptations législatives et fiscales au niveau du calcul des salaires. APSAL est une solution dédiée exclusivement au marché luxembourgeois. A ce titre, la solution est donc conforme à la législation en place. Les relations qu’entretiennent les équipes en charge de son développement avec l’administration permettent une bonne compréhension des évolutions réglementaires afin de pouvoir procéder à une mise à jour du logiciel au fil du temps. Le calcul des salaires réalisé avec APSAL tient compte automatiquement de ces évolutions, comme récemment l’accord d’un crédit d’impôt aux collaborateurs ou encore les sauts d’index.
Au-delà du calcul et du paiement automatique des salaires, la solution APSAL permet aussi d’établir les différentes déclarations vers les administrations et de leur transmettre automatiquement. “Grâce au logiciel, nous avons pu considérablement réduire le nombre de manipulations de données. Le risque d’erreur lié est dès lors considérablement limité, explique Mme Bertemes. Le logiciel permet aussi de fournir des indicateurs sur l’évolution de la masse salariale. Nous pouvons de cette manière piloter efficacement nos coûts.”
Au plus près des employés
Entre 2013 et 2023, l’équipe de Schroeder & Associés a quasiment doublé. Un logiciel comme APSAL a soutenu cette croissance grâce au haut niveau d’automatisation qu’il permet. L’entreprise entend continuer à améliorer ses processus RH, en procédant notamment à l’intégration APSAL avec le système d’information RH de l’entreprise, afin de faciliter la mise à jour des données des employés. Un autre enjeu réside dans la digitalisation et mise à disposition des fiches de salaire. “Le temps que nous font gagner ces solutions digitales nous permet de consacrer plus de temps à nos collaborateurs, de les conseiller sur les démarches qu’ils ont à accomplir, vis-à-vis de l’administration fiscale par exemple, dans l’optique d’optimiser leur rémunération”, explique Mme Bertemes, qui veille en permanence à la satisfaction de chaque membre de l’équipe.
« Avec les équipes de Proximus NXT, nous avons pu adapter le logiciel pour répondre à nos besoins particuliers et intégrer ces éléments dans le calcul de la paie. Lorsqu’un nouveau besoin est identifié, nous pouvons compter sur les équipes de Proximus NXT, toujours disponibles pour nous aider à trouver la solution ou faire évoluer la solution.»
Marcelle BERTEMES - Chef d'unité finances