Mieux collaborer à distance grâce à la formation

Mieux collaborer à distance grâce à la formation

Le travail à distance, pour être efficace, implique de recourir aux bonnes pratiques en la matière. Ces dernières ne s’acquièrent pas spontanément mais bien en recourant à la formation. Afin de soutenir les utilisateurs des nouveaux outils dans le contexte actuel, le centre de formation de Telindus s’est lui aussi adapté. 

Aujourd’hui, chacun apprécie les avantages et inconvénients du travail à distance. La pandémie nous a obligés à nous adapter, pour pouvoir continuer à travailler et mener à bien les missions qui nous sont dévolues. Certains ont pris le pli, jonglant aisément avec les nouveaux outils mis à leur disposition. Pour d’autres, cela s’avère plus laborieux. « Dans l’utilisation des technologies, on constate qu’il existe toujours un écart entre ce qu’il est possible de faire avec les nouveaux outils et ce que les utilisateurs savent effectivement faire, explique Philippe Zimol, Head of Telindus Training Institute. Le plus souvent, la formation permet de réduire cet écart. Dans la situation actuelle, le changement a été soudain, violent même. D’un coup, beaucoup de travailleurs ont été invités à utiliser de nouveaux outils sans forcément être préparés à cela. »

Un environnement bouleversé

Du jour au lendemain, c’est tout l’environnement des collaborateurs qui a été bouleversé. Aux salles de réunions se sont substituées les solutions de visioconférence et leurs nombreuses fonctionnalités. Il a fallu acquérir de nouvelles habitudes, pour se connecter à distance, pour créer, partager, archiver de nouveaux documents. Les processus métier ont peut-être même été adaptés. Il a aussi été important de garantir la sécurité à distance, en mettant en place des procédures de connexion avec authentification forte. 

« Appréhender ces outils et leurs fonctionnalités n’a rien d’évident pour tout le monde. Rien qu’au niveau de la visioconférence, les utilisateurs ont été confrontés à une hétérogénéité de solutions : Teams, Zoom, Webex, TeamViewer. Si la finalité d’utilisation est la même, les fonctionnalités diffèrent de l’une à l’autre, pouvant créer des difficultés pour ceux qui ne sont pas habitués à les utiliser », poursuit Philippe Zimol.

Adopter les bonnes pratiques à distance

Dans l’ensemble, le travail à distance implique l’adoption de bonnes pratiques pour être efficace. « Comment organiser la prise de parole dans un échange à 3 ou à 15 ? Comment partager efficacement un document ? Quels sont les outils à privilégier ? Comment bien les utiliser ? interroge le responsable de la formation de Telindus. La formation permet de répondre à ces questions, de gagner en efficacité et de faire un usage optimal et sécurisé des solutions technologiques déployées. Il s’agit d’un vecteur d’adoption essentiel de la technologie au service des organisations. »

Dans ce contexte, le centre de formation de Telindus, qui en temps normal forme entre 2500 et 3000 personnes par an, a dû lui aussi s’adapter. « Depuis une trentaine d’années, nous accompagnons nos clients en proposant des formations qui touchent à l’informatique et destinées tant aux spécialistes qu’aux utilisateurs, poursuit Philippe Zimol. D’une semaine à l’autre, toute l’activité a été suspendue. Puis la demande a ressurgi, notamment pour pouvoir accompagner les utilisateurs face aux nouveaux outils déployés ou sur des sujets plus complexes. »

« La formation permet de gagner en efficacité et de faire un usage optimal et sécurisé des solutions technologiques déployées. Il s’agit d’un vecteur d’adoption essentiel de la technologie au service des organisations. »

Philippe Zimol, Head of Telindus Training Institute

De nouveaux formats

Si Telindus expérimente la formation à distance depuis le début des années 2000, celle-ci n’a jamais suscité un grand intérêt à l’échelle du marché. Les utilisateurs ont toujours privilégié des séances en présentiel. Dans la situation actuelle, cependant, la donne a changé. « Beaucoup d’acteurs ont dans un premier temps choisi de reporter les formations prévues au deuxième semestre, en privilégiant une formule en présentiel », explique le responsable. Rien ne garantit cependant, aujourd’hui, qu’elles pourront se tenir. « Nous avons choisi de revoir notre offre pour mieux accompagner les clients à distance et pouvoir répondre aux demandes urgentes, poursuit Philippe Zimol. Les formations ont été séquencées en plusieurs moments. Quand hier, on pouvait enchaîner 8h de formation en présentiel, à distance on privilégie par exemple deux modules de 3h sur plusieurs jours avec, entre les deux, un exercice pratique à réaliser. »

L’aspect pratique est essentiel pour pouvoir acquérir les bons gestes et apprendre. Dans beaucoup de cas, l’utilisateur aime pouvoir faire les choses en même temps que le formateur. « C’est évidemment plus difficile à distance. L’assistance à l’utilisateur est plus importante. C’est pour cela que nous privilégions les petits groupes de trois ou quatre personnes maximum », ajoute le responsable.

« Nous avons choisi de revoir notre offre pour mieux accompagner les clients à distance et pouvoir répondre aux demandes urgentes »

Philippe Zimol, Head of Telindus Training Institute

Se former et se préparer pour l’avenir

La situation actuelle constitue un bon moment pour penser à l’avenir et développer les compétences dont on nous auronsa besoin demain, à l’échelle d’une organisation comme à titre individuel. « Confronté à de nouveaux challenges ou à de nouveaux outils, il faut pouvoir dépasser ses craintes, renforcer sa capacité d’adaptation. La formation est un levier de développement majeur dans ce contexte », conclut Philippe Zimol.

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